Ces workflows nécessitent une instance n8n (cloud ou auto-hébergée) et une clé API OpenAI ou Anthropic. Pour les emails contenant des données personnelles, assurez-vous d'avoir signé un DPA avec votre éditeur IA (guide RGPD × IA).
Configurer la connexion Gmail dans n8n
Avant tout workflow, créez les credentials Gmail :
- Dans n8n → Settings → Credentials → Add Credential
- Sélectionnez "Gmail OAuth2 API"
- Créez un projet Google Cloud Console et activez l'API Gmail
- Créez des credentials OAuth 2.0 (Client ID + Secret)
- Autorisez n8n à accéder à votre compte Gmail
Workflow 1 — Tri intelligent de la boîte de réception
Objectif : Classifier automatiquement chaque email entrant et appliquer le bon label Gmail.
| Nœud | Configuration |
|---|---|
| Gmail Trigger | Événement : nouvel email reçu, filtre : boîte de réception uniquement |
| IF | Exclure les newsletters (header List-Unsubscribe présent) |
| OpenAI | Classifier en : Support / Commercial / Facturation / RH / Autre |
| Switch | Router selon la classification |
| Gmail (×5) | Appliquer le label correspondant + marquer comme important si urgent |
Classifie cet email professionnel dans exactement une catégorie.
De : {{$json.from}}, Objet : {{$json.subject}}
Corps (150 premiers mots) : {{$json.snippet}}
Catégories : Support, Commercial, Facturation, RH, Autre
Urgence : Haute (réponse <2h), Normale (réponse <24h), Faible
Réponds UNIQUEMENT en JSON : {"categorie": "...", "urgence": "...", "raison": "1 phrase"}
Workflow 2 — Génération de brouillons de réponse
Objectif : Pour les emails de support fréquents, générer automatiquement un brouillon de réponse dans Gmail.
| Nœud | Configuration |
|---|---|
| Gmail Trigger | Nouveaux emails avec label "Support" |
| Google Sheets | Récupérer la FAQ et les réponses types |
| Anthropic (Claude) | Générer une réponse personnalisée |
| Gmail | Créer un brouillon (pas d'envoi automatique) |
| Slack | Notifier l'agent de support : "Brouillon prêt à valider" |
Tu es l'assistant support de [Entreprise], expert de nos produits.
Ton : professionnel, chaleureux, concis (max 150 mots).
Email reçu :
De : {{$json.from_name}}
Question : {{$json.body}}
FAQ disponible : {{$json.faq_content}}
Rédige une réponse complète. Si la question dépasse ta FAQ, propose d'escalader à un expert. Ne mentionne jamais que tu es une IA.
Workflow 3 — Digest email quotidien avec résumé IA
Objectif : Recevoir chaque matin à 8h un résumé structuré de tous les emails non lus de la veille.
| Nœud | Configuration |
|---|---|
| Schedule Trigger | Chaque jour à 8h00 |
| Gmail | Emails non lus des dernières 24h (hors newsletters) |
| Code | Grouper les emails par expéditeur / thread |
| OpenAI | Résumer chaque email en 1 ligne, identifier les actions requises |
| Gmail | S'envoyer le digest formaté |
Structure du digest généré :
🔴 Actions requises aujourd'hui :
• Client Dupont — Devis demandé (relance avant 17h)
• Comptable — Facture 2026-047 en attente de validation
📋 Pour information :
• Newsletter IA Week — 3 articles sur les agents IA
• Confirmation réunion vendredi avec [Prénom]
⏭️ Peuvent attendre :
• 4 emails de prospection commerciale
Workflow 4 — Extraction de données de devis et factures
Objectif : Extraire automatiquement les données des factures reçues et les enregistrer dans un Google Sheet.
| Nœud | Configuration |
|---|---|
| Gmail Trigger | Emails avec pièces jointes PDF |
| Gmail | Télécharger les pièces jointes |
| Extract from File | Extraire le texte des PDF |
| OpenAI | Extraire : fournisseur, montant HT/TTC, date, référence, IBAN |
| IF | Validation : tous les champs présents ? |
| Google Sheets | Ajouter une ligne dans le registre comptable |
| Gmail | Appliquer le label "Facture traitée" |
Extrait les informations de cette facture et retourne UNIQUEMENT un JSON valide.
Texte de la facture : {{$json.text}}
JSON attendu :
{
"fournisseur": "nom de l'entreprise ou null",
"numero_facture": "référence ou null",
"date_facture": "YYYY-MM-DD ou null",
"montant_ht": 0.00,
"montant_ttc": 0.00,
"tva": 0.00,
"iban": "IBAN ou null",
"echeance": "YYYY-MM-DD ou null"
}
Workflow 5 — Relances commerciales intelligentes
Objectif : Détecter les devis sans réponse après 7 jours et générer automatiquement un email de relance personnalisé.
| Nœud | Configuration |
|---|---|
| Schedule Trigger | Chaque matin à 9h00 |
| Google Sheets | Récupérer les devis envoyés il y a 7+ jours sans réponse |
| Gmail | Vérifier si une réponse a été reçue (chercher dans le thread) |
| IF | Pas de réponse depuis 7 jours → relance |
| OpenAI | Générer une relance personnalisée selon le profil client |
| Gmail | Créer un brouillon de relance (validation avant envoi) |
Tu es commercial senior B2B. Rédige une relance pour ce devis sans réponse.
Client : {{$json.client_nom}}, Secteur : {{$json.secteur}}
Devis du : {{$json.date_devis}} pour {{$json.montant}} €
Objet du devis : {{$json.description}}
Règles : max 80 mots, ton chaleureux et professionnel, pas de pression.
Ne commence pas par "Je me permets de vous relancer".
Inclus une question ouverte pour relancer la conversation.
FAQ — Automatiser Gmail avec l'IA
Gmail détecte-t-il les automations et peut-il bloquer le compte ?
Gmail ne bloque pas les automations légitimes via son API officielle. Respectez les limites de l'API (250 quota units par utilisateur par seconde). Ne spammez pas — des envois massifs à des inconnus violeraient les CGU Google. Les usages décrits ici (traitement de votre propre boîte, envoi à vos contacts existants) sont dans les clous.
Peut-on faire la même chose avec Outlook / Microsoft 365 ?
Oui. n8n dispose d'un nœud Microsoft Outlook natif avec les mêmes fonctionnalités (lecture, envoi, brouillons, labels). La configuration OAuth2 se fait via Azure Active Directory. Les mêmes workflows s'appliquent en remplaçant le nœud Gmail par Microsoft Outlook.